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Für Gruppenleitende und Organisierende

Für Gruppenleitende und Organisierende

Zugangsdaten für Gruppenleitende und Organisierende

Um ein BlueMeeting starten zu können, benötigst Du Zugangsdaten. Die Zugangsdaten werden an Gruppenleitende und Funktionstragende im Blauen Kreuz Deutschland ausgegeben. Du erhältst sie per    E-Mail

Teilnehmende benötigen diese Zugangsdaten nicht.

Schau Dir dieses kurze Erklärvideo an: zum Video

 

Online Meetings unterscheiden sich von Präsenztreffen hinsichtlich

  • der Technik,
  • der Organisation
  • und der Moderation.

Auf dieser Seite werden nun viele Tipps und Anleitungen zur Verfügung gestellt, die Dir helfen können, Deine Videokonferenzen erfolgreich durchzuführen. In diese Anleitungen sind die Erfahrungen vieler ehrenamtlich und hauptamtlich Mitarbeitenden des Blauen Kreuz Deutschland eingeflossen. 

Mache dich mit der Anwendung BlueMeeting vertraut. Probiere alle Funktionen durch. In der Anleitung werden die einzelnen Funktionen beschrieben.

Probiere auch beide Möglichkeiten aus, ein Meeting zu eröffnen. Per PC und auch per Smartphone.  Unter den Downloads weiter oben findest du Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie ein BlueMeeting als Organisator*in eröffnet wird. 

Kamera und Mikrofon musst du für die Anwendung natürlich zulassen. Falls du mehrere Kameras und/oder Mikrofone hast, muss in den Einstellungen das Richtige ausgewählt sein.

Richte die Kamera auf dich aus. Beachte dabei auch den Hintergrund im Raum und die Lichtverhältnisse. Ein Fenster im Rücken ist nicht gut, weil du dann nur blass oder dunkel zu sehen bist. Unaufgeräumtes Wohnzimmer, oder persönliche Gegenstände im Raum sind möglicherweise ablenkend oder zu persönlich.  Kamera von unten präsentiert vielleicht ein Doppelkinn.

Besorge dir für dein Smartphone oder Tablet eine Halterung.

Als Moderator*in ist es ratsam, ein Headset zu benutzen. Damit wird die Sprachqualität verbessert, Störgeräusche vermindert und die Privatsphäre gefördert. Achte auch darauf, dass es möglichst keine Störgeräusche beispielsweise durch Radio, TV oder ein geöffnetes Fenster gibt.

Teste auch die verschiedenen Wege, wie Teilnehmende an einem Meeting teilnehmen können. So kannst du deine Gruppenmitglieder besser unterstützen, an BlueMeeting teilzunehmen.
 

Wenn du ein Meeting ansetzt, musst du im Vorfeld die Einwählinformation an deine Teilnehmenden weitergeben. Am einfachsten ist es per E-Mail. Wenn du ein neues Meeting eröffnet hast, kopiere die Einwählinformation und füge sie in deine E-Mail ein. Wenn du ein Meeting per Smartphone eröffnest, kannst du die Einwählinfo per Messenger-Dienst oder auch per SMS versenden.

Es bietet sich an, das BlueMeeting zur üblichen Gruppenzeit stattfinden zu lassen.

Eröffne 15-20 Minuten vor Beginn den „Raum“. So bist du sicher, dass deine Technik steht. Nun werden die Teilnehmenden nacheinander in den Raum kommen. Als erstes empfiehlt es sich, bei allen Teilnehmenden Kamera und Ton zu checken. Evtl. ist es hilfreich, Teilnehmende auf die Kameraausrichtung aufmerksam zu machen und entsprechende Hinweise zu geben. Wenn das gecheckt ist, sollten die Teilnehmenden ihr Mikro bis zu Beginn auf stumm schalten. Das beruhigt die Ankommensphase. Es ist gar nicht komisch, wenn du alle mit den gleichen Worten begrüßt. Die Ankommensphase kann von den Teilnehmenden auch dazu genutzt werden, sich noch einen Tee oder ein Kaltgetränk an den Platz zu holen.

Verlasse als letztes das Meeting. Vielleicht ist während des Meetings noch persönlicher Gesprächsbedarf entstanden. Zeige Gesprächsbereitschaft indem Du als letztes das meeting verlässt.  Mit der Chat-Funktion können auch persönliche Nachrichten an eine bestimmte Person geschickt werden. Nutzt diese Funktion, um beispielsweise Gesprächsbedarf anzumelden und sich außerhalb des Meetings zu treffen.

Gruppenregeln sind in einer Selbsthilfegruppe gängig. Als wichtigste Regel wird immer wieder die Verschwiegenheit benannt. Dies zu erwähnen ist insbesondere dann wichtig, wenn neue Teilnehmende an der Gruppe teilnehmen. Ebenso ist es wichtig darauf hinzuweisen, dass keine Screenshots oder sonstige Aufzeichnungen des BlueMeetings angefertigt werden dürfen, auch nicht von Gruppenleitenden. Die Aufzeichnungsfunktion in der Jitsi Meet Anwendung ist aus diesem Grunde deaktiviert.

In der Online-Gruppenkommunikation gibt es kleine Unterschiede zur „normalen“ Gruppensitzung.
Online ist es noch wichtiger, dass nacheinander geredet wird. Dafür ist es hilfreich, dass alle ihr Mikrofon stumm schalten und nur freischalten, wenn sie an der Reihe sind. Dafür kann auch die Leertaste der Tastatur verwendet werden (siehe Anleitung im Downloadbereich).

Methodisch eignen sich hier besonders Blitzlichtrunden, Eisbrecher-Fragen oder Rundum-Abfragen zu Beginn eines Themas. Die Reihenfolge der Kachelansicht wird übrigens auf jedem Bildschirm anders angezeigt, daher ergibt sich daraus keine vorgegebene Gesprächsreihenfolge. Rufe als Moderator*in die nächste Person mit Namen auf oder lasse deine Gruppenmitglieder einen Namen aufrufen, um so das Wort weiterzugeben. Redewillige sollten sich per Handzeichen zu Wort melden. Vereinbart miteinander, ob ihr einfach die Hand in die Kamera haltet oder ob dazu die Schaltfläche der Anwendung benutzt wird.
 
Seitengespräche sind online nicht möglich. Verständnisfragen müssten also an die gesamte Gruppe gestellt werden und können zu Störungen führen. Alternativ kann die Chatfunktion genutzt werden.

Bei größeren Gruppen kann es hilfreich sein, zu zweit zu moderieren. Hier ist eine vorherige Absprache der Aufgaben sinnvoll, beispielsweise Gesprächsreihenfolge moderieren, den Chat betreuen oder eine Präsentation einblenden.

Moderator*innen haben die Möglichkeit, bei einzelnen Teilnehmenden das Mikrofon stumm zu schalten. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn bei einer Person Störgeräusche auftreten. Teilnehmende können ihr Mikrofon selbstverständlich selbst wieder freischalten.

Kommunikation erfolgt nicht nur aus dem gesprochenen Wort, sondern auch durch Körpersprache, Mimik und Gestik. Letzteres wird in einer Videokonferenz anders wahrgenommen. Während bei einem Telefonat die Körpersprache gänzlich wegfällt, erscheint sie in Videokonferenzen zuweilen unklarer. Ebenso kann man sich paradoxerweise „unbeobachtet“ fühlen und bei nachlassender Aufmerksamkeit sich anderweitig beschäftigen, beispielsweise E-Mails checken oder im Internet surfen. Das wird jedoch vermutlich irritierend wahrgenommen und stört den Gruppenablauf.

Die Moderation einer Videokonferenz ist nicht schwerer als die Moderation einer Präsenz-Gruppe/Veranstaltung. Ein paar Dinge gibt es dennoch zu beachten. Hier einige Moderations-Tipps:

Je nachdem, welches Setting die Konferenz hat, wird die Konferenz straffer oder lockerer moderiert. Insbesondere ist zu berücksichtigen:

  • die Zahl der Teilnehmenden,
  • ob die Teilnehmenden untereinander bekannt oder fremd sind
  • und ob es inhaltlich um
    • Freizeitwert,
    • Seelsorge,
    • Besprechungen,
    • Versammlungen mit Abstimmung und Beschlussfassung,
    • Wissensvermittlung mit Einsatz von weiteren Medien geht.

Erläutere zu Beginn der Sitzung, wie die Sitzung technisch abläuft. Weise je nach Setting auf die folgenden Punkte hin:

  • Mikrofon stumm schalten
  • Wortmeldung nur nach Aufforderung
  • Teile mit, dass es TN per Telefon gibt
  • Vereinbart, wie man sich zu Wort meldet, insbesondere die TN per Telefon
  • Vereinbart, ob und wie der Chat genutzt werden soll, z. B. um Fragen zu stellen
  • Stelle ggfs. eine Pause in Aussicht

Nutze als Moderator*in ein Headset, das erhöht die Sprachqualität.

Rufe Wortbeiträge namentlich auf. Gebe Rückmeldungen immer mit Namen. Antworte immer, indem du die Person mit Namen ansprichst. Gesprächspausen wirken schnell irritierend.

Teilt die Moderation der Videokonferenz insbesondere bei größeren TN-Zahlen oder anspruchsvolleren Konferenzen untereinander auf und sprecht euch im Vorfeld ab, wer welche Aufgaben übernimmt.
Mögliche Aufgaben neben dem eigentlichen Wortbeitrag können sein:

  • Einblenden von Präsentationen, z. B. ausformulierte Beschlussvorlagen, gemeinsam zu bearbeitende Dokumente oder Tabellen, kurze Texte oder Bilder als Gesprächseinstieg.
  • Erfassen der Wortmeldungen per Handzeichen oder „Hand heben-Funktion“ der Anwendung sowie Festlegen und Aufrufen der einzelnen Wortmeldungen.
  • Um Störgeräusche zu vermeiden, sollten alle TN ihr Mikrofon stumm schalten. Ein/e Co-Moderator*in kann darauf achten und ggfs. mit Moderationsrechten eine/n TN*in stumm schalten oder alle stumm schalten.
  • Erfassen von Fragen über die Chat-Funktion. Vereinbart zu Beginn der Konferenz, die Nutzung der Chat-Funktion, um Fragen zu stellen. Man kann auch nur „ich habe eine Frage“ in den Chat schreiben, falls die Frageformulierung schriftlich zu lange dauert.
  • Technischer Support wie unter c. beschrieben.
  • Telefonteilnehmende „im Blick“ behalten.
    • Telefonteilnehmende können nicht „stumm“ geschaltet werden.
    • Telefonteilnehmende sehen nicht die Konferenzteilnehmenden.
    • Telefonteilnehmende sehen keine Präsentationen. Eine Präsentation könnte im Vorfeld an die TelefonTN verschickt werden oder während der Präsentation kurz beschrieben oder vorgelesen werden.

Plane eine Pause spätestens nach einer Stunde in die Konferenz ein. Ermögliche den Teilnehmenden sich zu bewegen, etwas zu trinken oder auch einen Toilettengang. Die Pause kann natürlich auch zum gemeinsamen Kaffeetrinken genutzt werden. Kündige dies in der Einladung an, damit sich jede/r darauf vorbereiten kann (Kaffee kochen).

 

Zwar ist eine Videokonferenz eine gute Möglichkeit, sich trotz sozialer Distanz zu sehen und zu hören, dennoch ist der Unterschied zur normalen Gruppe die körperliche Distanz. Vielleicht sind Einzelne auch ganz froh, nicht von allen und immer gedrückt zu werden.  Dieses Nähe-Gefühl kann auch auf andere Weise annähernd hergestellt werden. Eine gemeinsame Begrüßung und Eröffnung der Gruppenstunde ist in der Online-Gruppe nochmal sinnvoller. Das kann ein Hinweis auf den gemeinsamen virtuellen Raum sein oder Dankbarkeit über die Möglichkeit dieser Kommunikationsform. Vielleicht gibt es auch verbindende Elemente oder Rituale, die eine Verbundenheit fördern. Gemeinsames Winken in die Kamera, ein Redegegenstand, der nach erfolgtem Beitrag an die nächste Person „weitergegeben“ wird. Ein gemeinsam gesprochenes Vater-Unser oder ein gemeinsames Lied. Hier ist allerdings zu beachten, dass durch die Zeitverzögerung der Internetübertragung nicht synchron gesprochen oder gesungen werden kann. Dafür sollten dann alle bis auf eine*n, das Mikro stumm schalten. Zwar hört man dann nur eine*n sprechen oder singen, dennoch sprechen oder singen alle zu Hause das gleiche Gebet oder Lied.

Für die Online Gruppe eignet sich die Blitzlichtrunde sehr gut. Einer spricht, die anderen hören zu.

Man kann Gesprächsanregungen auch medial einbringen. In der Browseranwendung ist es möglich, seinen Bildschirm für die Teilnehmenden freizugeben. Du kannst eine Präsentation vorbereiten, einen kurzen Text in einem Worddokument zu lesen geben oder eine Grafik anzeigen. Natürlich kann man ein Thema oder einen Gesprächseinstieg auch im Vorfeld per E-Mail verschicken oder einfach ein Bild oder einen Gegenstand zur Veranschaulichung in die Kamera halten.

Auch ist es möglich, ein YouTube-Video zu zeigen. In den weiteren Einstellungen der Anwendung kann diese Option ausgewählt werden. Dazu auf YouTube den Link des Videos kopieren und in der Anwendung an entsprechender Stelle einfügen.

Das aktuelle Thema eines Einzelnen hat gewöhnlicherweise immer Vorrang, so auch online.

Es gibt noch weitere Möglichkeiten, eine Videokonferenz für die Gruppenarbeit zu nutzen: Vorträge oder Seminare zu bestimmten Themen. Dabei haben Teilnehmende die Möglichkeit, per Chat Fragen zu stellen oder je nach Gruppengröße auch per Wortmeldung in einen Austausch oder Diskussion zu gehen.

Arbeitstreffen, Mitarbeiterkreise oder Vorstandssitzungen können online stattfinden, um ihre Tagesordnung zu besprechen und evtl. anliegende Entscheidungen zu treffen. Hierzu gibt es auch im FAQ-Bereich auf www.blaues-kreuz.de einen Hinweis für Vereine.

Gymnastik, Zumba, Aerobic, Yoga, Kunst oder Spieleabende sind per Videokonferenz möglich. Eine Person führt die Gymnastikübungen vor, alle anderen machen mit.

Ein Gesellschaftsspiel wird bei allen Teilnehmenden gleich aufgebaut und gemeinsam gespielt.

Gemeinsam kreativ sein ist auch online möglich. Die Materialien müssen natürlich bei jedem Teilnehmenden vorhanden sein.

Gemeinsam kochen oder backen. Alle haben das gleiche Rezept und besorgen sich im Vorfeld die Zutaten. Bei laufender Kamera wird gemeinsam gekocht und anschließend gegessen.

Werdet kreativ und motiviert euch.